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Comptabilité en ligne : les règles juridiques et comptables à respecter concernant la dématérialisation

Le processus de dématérialisation des données comptables ne doit nuire ni à la sécurité ni à la fiabilité des traitements comptables et doit toujours souscrire aux besoins de l’administration fiscale. Pour cela, quatre règles s’avèrent primordiales.

Satisfaire aux exigences en matière de preuve

La comptabilité en ligne doit fournir certaines garanties, notamment celle de la date des documents et des transactions (grâce à l’horodatage). La signature électronique est également nécessaire pour identifier les intervenants pendant le processus de dématérialisation. Enfin, la comptabilité numérique doit s’assurer de la pérennité des documents en respectant les obligations légales (forme et délai de conversation des données).

dématérialisation comptabilitéGarantir la conservation des données et leur reconnaissance

La dématérialisation permet le passage de la comptabilité papier à la comptabilité en ligne. Le problème majeur de ce processus est l’absence de support papier justifiant les opérations comptables, alors que les traitements comptables s’appuient obligatoirement sur des pièces justificatives. La comptabilité en ligne doit donc assurer l’intégrité des documents numériques. Ces derniers doivent être strictement identiques aux fichiers papiers.

Assurer la permanence du chemin de révision

La comptabilité en ligne doit nécessairement respecter la traçabilité des données au vu de la place importante du contrôle des comptes. Le processus de dématérialisation doit également permettre de suivre en permanence les documents et de retrouver précisément leur date de réception ou d’expédition. Enfin, la comptabilité en ligne permettra le suivi de l’intervention des collaborateurs grâce à la signature électronique et au processus d’authentification.

Souscrire à l’obligation de présentation fiscale

La comptabilité en ligne doit être conforme aux règles et procédures en vigueur.  Les entreprises ont donc pour obligation de présenter leurs documents comptables dans les formats exigés par l’administration fiscale.

La comptabilité en ligne est soumise à de nombreuses contraintes réglementaires. Pourtant, le processus dématérialisation, est devenu incontournable notamment grâce aux économies réalisées en termes de temps et de coûts. Cette optimisation du traitement des documents numériques et plus globalement du processus dans son intégralité est rendu possible grâce à l'utilisation de plusieurs outils comme la Gestion Electronique des Documents (GED), le Workflow (gestion électronique de processus) et les progiciels métiers.

 

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2 Responses to "Comptabilité en ligne : les règles juridiques et comptables à respecter concernant la dématérialisation"

  • Comptabilité en ligne : les règle...
    16 décembre 2013 - 11:46 Répondre

    […] Le processus de dématérialisation des données comptables ne doit nuire ni à la sécurité ni à la fiabilité des traitements comptables et doit toujours souscrire aux besoins de l’administration fiscale. Pour cela, quatre règles s’avèrent primordiales.Satisfaire aux exigences en matière de preuveLa comptabilité en ligne doit fournir certaines garanties, notamment celle de la date des documents et des transactions (grâce à l’horodatage). La signature électronique est également nécessaire pour identifier les intervenants pendant le processus de dématérialisation. Enfin, la comptabilité numérique doit s’assurer de la pérennité des documents en respectant les obligations légales (forme et délai de conversation des données).  […]

  • Comptabilité en ligne : les règle...
    18 décembre 2013 - 17:54 Répondre

    […] Le processus de dématérialisation des données comptables ne doit nuire ni à la sécurité ni à la fiabilité des traitements comptables et doit toujours souscrire aux besoins de l’administration fiscale.  […]

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