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La comptabilisation des aides à l’embauche

En France, lorsqu’une entreprise décide de recruter un salarié, elle peut généralement bénéficier d’aides à l’embauche qui peuvent prendre diverses formes et différents noms. Pour les comptabiliser, diverses possibilités existent là aussi. Voyons ensemble dans cet article les 4 principales méthodes de comptabilisation des aides à l’embauche pour les entreprises.

Une aide prenant la forme d’une exonération de charges

C’est la situation la plus fréquente selon les professionnels de la comptabilité et c’est tant mieux puisqu’elle ne génère aucun enregistrement comptable particulier.

Généralement, elle se matérialise simplement par un débit d’un montant moindre que s’il n’y avait pas eu la perception d’une aide. C’est ainsi que sont enregistrées la réduction dite Fillon ou la modulation assurance-chômage, pour ne citer qu’elles…

Une aide à l’embauche perçue sous forme de subvention

Il est très fréquent qu’une entreprise française perçoive une prime mensuelle, trimestrielle ou annuelle pour l’embauche d’un premier salarié respectant des critères de formation, d’âge ou de lieu de résidence bien définis.

Ces aides sont alors à intégrer dans la comptabilité comme des « subventions ». Leur écriture comptable va toutefois varier selon qu’elles reposent sur une ou plusieurs années.

Dans la majorité des cas, l’aide versée sous forme de subventions s’écrit en débitant le compte « 4417 – Subventions d’exploitation à recevoir » et en créditant le compte « 74 – Subventions d’exploitation ». À l’encaissement des fonds, une seconde écriture doit être passée : débit du compte « 512 – Banque » et crédit du compte « 4417 – Subventions d’exploitation à recevoir ».

Si l’aide est versée sur plusieurs exercices, une part de la subvention devra faire l’objet d’une écriture en produits constatés d’avance…

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Une aide à l’embauche prenant la forme d’un remboursement forfaitaire

Lorsque les aides prennent la forme de remboursement forfaitaire ou de pourcentage de somme de frais — c’est souvent le cas pour des formations — l’entreprise va devoir les comptabiliser dans un compte de transfert de charges.

À l’octroi de l’aide, un compte « 443 — Opérations particulières avec l’État » doit être débité et un compte « 791 — Transferts de charge d’exploitation » doit être crédité.

Lors du versement, le compte « 512 — Banque » sera débité et le compte « 443 — Opérations particulières avec l’État » sera crédité.

Une aide à l’embauche attribuée sous forme de crédits d’impôts

Pour les aides susceptibles d’être versées aux entreprises sous forme de crédits d’impôts, il faut savoir qu’elles ne sont pas comptabilisées dans les structures soumises à l’impôt sur le revenu.

En revanche, elles le sont dans celles soumises à l’impôt sur les sociétés : 

  • Lorsque le crédit d’impôt est inférieur à l’impôt sur les sociétés. Le compte « 444 — État/Impôt sur les bénéfices » est débité alors que le compte « 695 — Impôts sur les bénéfices » est crédité.
  • Lorsque le crédit d’impôt est supérieur à l’impôt sur les sociétés. Le compte « 444 — État/Crédit d’impôt apprentissage » est débité alors que le compte « 699 — Crédit d’impôt apprentissage restituable » est crédité.

Si vous avez des questions sur a comptabilisation des aides à l'embauche, n'hésitez pas à contacter un expert comptable pour obtenir des conseils personnalisés de la part de professionnels.

 

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