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La comptabilisation des notes de frais

Il est très fréquent que des entreprises soient amenées à procéder au remboursement de frais que certains de leurs salariés ont payé dans le cadre de leur activité professionnelle. Voici un article permettant d’apprendre comment sont enregistrées les notes de frais en comptabilité.

Une note de frais, c’est quoi ?

La note de frais (qu'il convient de ne pas confondre avec les avantages en nature) est un document généralement rédigé dans un tableur par lequel un salarié informe son employeur et/ou le service comptabilité de son entreprise des frais qu’il a payé personnellement alors qu’ils sont liés à son activité professionnelle.

La note de frais doit donc être accompagnée au moment de sa remise par un justificatif qui peut prendre la forme d’une facture ou d’une quelconque autre pièce comptable.

Il existe différents types de frais :

  • les frais de déplacement engendrés par les rendez-vous en dehors du lieu de travail habituel (billet de train ou avion, location de voiture, …)
  • les autres frais liés à une mission hors de l’entreprise (location de chambre, nourriture, …)
  • les frais de réceptions (repas au restaurant avec des clients)
  • les cadeaux offerts à des tiers
  • les frais de transport domicile-travail (abonnement transports publics)

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L’enregistrement comptable des notes de frais

La saisie comptable des notes de frais est plutôt simple et ce quelle que soit la nature des frais à enregistrer. En effet, elle va se baser sur une écriture comptable au débit d’un compte de dépenses :

  • le compte 6234 « Cadeaux » pour les produits offerts à des tiers
  • le compte 6251 « Voyages et déplacements » pour les frais de déplacement
  • le compte 6256 « Missions » pour les dépenses diverses
  • le compte 6257 « Réceptions » pour les repas partagés avec des partenaires ou des clients
  • le compte 647 « Autres charges sociales» pour les frais de transport entre le lieu du domicile et le lieu de travail

Si le remboursement est soumis partiellement ou totalement à des cotisations sociales, le compte 6414 « Indemnités et avantages divers » devra être utilisé.

La contrepartie de l’écriture comptable au débit consistera à créditer le compte 421 « Personnel – rémunérations dues » d’un montant équivalent puisque la somme due sera réglée au salarié.

Si vous souhaitez des informations complémentaires, demandez conseil auprès de votre cabinet comptable.

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