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La comptabilisation d’un acompte ou d’une avance

 

Dans la vie d’une entreprise, les relations avec les fournisseurs et les clients ont une part prépondérante. Aussi, il est fréquent qu’une société soit conduite à recevoir ou à verser acompte ou avance d’où l’importance de bien savoir les comptabiliser.

Une avance et un acompte, c’est quoi ?

Avant de débuter une prestation ou de lancer une production, il est fréquent qu’une entreprise demande à son client une avance ou un acompte. Toutefois, il existe une réelle différence entre les deux termes.

Une avance est effectivement une somme d’argent versée avant même qu’une commande ne soit exécutée. Généralement, elle permet à une entreprise ou un artisan de financer l’acquisition des matériaux nécessaires à la prestation sans avoir à « piocher » dans ses caisses.

L’acompte est quant à lui une somme d’argent versée au fur et à mesure de l’avancement d’une prestation en fonction d’un échéancier préalablement défini le plus souvent.

Pour être complet, notez qu’il ne faut pas confondre acompte ou avance et produits constatés d’avance, ces derniers correspondant à des facturations de l’intégralité d’une prestation avant même leur réalisation.

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L’écriture comptable d’un acompte ou d’une avance

Parce que versement ou réception d’un acompte ou d’une avance sont des opérations bien particulières, elles impliquent des écritures comptables bien spécifiques.

Ainsi, l’enregistrement du versement d’un acompte/avance se fait en 4 étapes :

- L’enregistrement du paiement de l’acompte/avance implique de débiter le compte « 4091 Fournisseurs – Avances et acomptes versés » et de créditer le compte « 512 Banque »

- La comptabilisation de la facture définitive nécessite de débiter le compte de charges concerné ainsi que le compte « 4456 TVA déductible » (pas de TVA pour un acompte relatif à une livraison de biens) et de créditer le compte « 4011 Fournisseurs »

- Le virement de l’acompte/avance dans le compte « 401 » consiste à débiter le compte « 4011 Fournisseurs » et à créditer le compte « 4091 Fournisseurs – Avances et acomptes versés »

- Le solde du compte fournisseurs avec le passage d’une écriture débitant le compte « 4011 Fournisseurs » et créditant le compte « 512 Banque ».
La réception d’un acompte/avance doit être traitée de manière symétrique en matière de comptabilité à partir du compte « 4191 Clients – Avances et acomptes reçus ».

La réception d’un acompte/avance doit être traitée de manière symétrique en matière de comptabilité à partir du compte « 4191 Clients – Avances et acomptes reçus ».

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