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Les registres désormais dématérialisées pour les sociétés commerciales

Afin de simplifier la gestion des assemblées, des conseils d’administration et des conseils de surveillance au sein des sociétés commerciales, un décret du 31 octobre 2019 autorise la tenue dématérialisée des registres. Il donne également la possibilité d’avoir recours à la signature électronique pour les copies voire les procès-verbaux.

La dématérialisation des registres enfin autorisée pour les sociétés commerciales

De nombreuses entreprises se plaignaient ces derniers mois de la quantité de papier consommée et espéraient que la loi évolue pour permettre de dématérialiser certains documents et registres.

Elles ont finalement été entendues puisque c’est via un décret du 31 octobre 2019 entré en vigueur le 4 novembre 2019 que la possibilité de dématérialiser les registres a été actée pour les sociétés commerciales mais aussi pour les sociétés civiles.

Ce décret vise différents types de registres à savoir :

  • Le registre de délibérations du CA (Conseil d’Administration) ou du Conseil de Surveillance, le registre de présence à ces conseils ainsi que le registre de délibérations des actionnaires dans les sociétés anonymes (SA).
  • Le registre des délibérations des assemblées d’obligataires et des assemblées de titulaires de valeurs mobilières donnant accès au capital dans les sociétés par actions.
  • Le registre des délibérations des associés dans les sociétés en nom collectif (SNC), les sociétés en commandite simple (SCS) et les sociétés à responsabilité limitée (SRL), y compris les sociétés à responsabilité limitée à associé unique (EURL).

dématérialisation des registres

Pour les commerçants, le décret introduit également la possibilité de dématérialiser livre de recettes et registre d’achats.

La certification par signature électronique également autorisée 

En plus de signer la fin du papier pour de nombreux registres établis par les sociétés commerciales, le décret du 31 octobre 2019 autorise la certification par signature électronique des copies ou des procès-verbaux des délibérations des organes sociaux au sein des sociétés commerciales.

Afin d’éviter les problèmes pouvant découler de cette nouveauté, le décret se montre très précis quant au niveau minimum de la signature électronique requis. Ainsi, pour pouvoir signer électroniquement un document, l’obtention d’un certificat de signature électronique auprès d’un organisme qualifié (CertEurope, Certigna, Certinomis, ChamberSign, DocuSign, UniverSign) est indispensable.

Notez aussi que pour les procès-verbaux, un moyen d’horodatage est nécessaire afin qu’ils soient datés électroniquement.

Si vous souhaitez plus d'informations à ce sujet, n'hésitez pas à prendre contact avec un expert-comptable qui saura vous guider.

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